Gestione Documentale

M-Files® è un sistema di Enterprise Content Management (ECM) e di gestione documentale semplice e potente che risolve i problemi legati alla gestione, ricerca e tracciabilità di documenti ed informazioni nelle aziende e negli studi professionali di qualunque dimensione.

M-Files® aiuta le aziende nella gestione dei dati migliorando l’efficienza dell’archiviazione documentale, ottimizzando il riutilizzo delle informazioni, eliminando le ridondanze ed evitando i conflitti e le perdite di dati. Le caratteristiche innovative di M-Files® permettono di dare una soluzione definitiva al problema dei documenti (cartacei e digitali) in azienda.

M-Files® è anche uno strumento fondamentale per la gestione dei processi aziendali (BPM), in quanto permette di semplificare i processi riducendone significativamente i tempi di esecuzione; monitorare e controllare gli stessi; rispettare le procedure (con conseguente riduzione o eliminazione degli errori ripetitivi assicurando così il pieno rispetto delle procedure della Qualità); migliorare le performances dell’azienda.

Scopri le caratteristiche innovative di M-Files® 10

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  • Integrazione con Windows

    il sistema di gestione documentale M-Files® è totalmente integrato con Windows, fornendo un’interfaccia da subito familiare a tutti gli utenti. M-Files® supporta inoltre tutte le applicazioni Windows; questo significa che ogni programma, incluse le applicazioni Office come Word, Excel e Outlook, applicazioni CAD, programmi gestionali, di magazzino e di produzione, possono accedere direttamente agli archivi di M-Files® con comandi standard come Apri, Salva, Salva con nome, Stampa etc.

  • Affidabilità e Performance

    M-Files® è l’unico sistema che offre un disco “virtuale locale” che collega l’archivio centralizzato dei documenti con le risorse locali del computer. Con M-Files® gli utenti lavorano con l’affidabilità e le prestazioni del proprio computer e disco locale, mentre il meccanismo di sincronizzazione unico di M-Files® dialoga in maniera trasparente con l’archivio centrale. A differenza di altri sistemi che utilizzano dischi di rete per archiviare i dati, M-Files® fornisce sempre velocità ed affidabilità “locali”, anche quando la rete o il server sono lenti o non disponibili a causa di blocchi, periodi di forte carico o traffico di rete, oppure quando si è in viaggio o a casa. Appena la connessione è ristabilita, M-Files® automaticamente si sincronizza con il server.

  • Ricerca veloce

    alcune ricerche indicano che gli utenti spendono il 16% del loro tempo cercando file, documenti cartacei e informazioni. M-Files® fornisce un’interfaccia di ricerca che permette di localizzare qualunque file digitando semplici parole chiave piuttosto che sfogliare tutto l’albero delle cartelle. E’ possibile cercare all’interno dei documenti, nelle proprietà oppure in entrambi. Attraverso le “viste” facilmente personalizzabili dall’utente, è possibile visualizzare immediatamente le informazioni più frequentemente richiamate. I tempi di accesso alle informazioni si riducono drasticamente; i dati sono visualizzati in maniera strutturata (con le relazioni con tutti gli altri file/informazioni).

  • Integrazione con sistemi di terze parti

    M-Files® può essere integrato con archivi esterni e sistemi di terze parti (CRM, ERP, Fatturazione) nonché con Microsoft Dynamic CRM, Salesforce CRM, SharePoint.

  • Modulo BARCODE

    attraverso il modulo Barcode è possibile creare in M-Files documenti con all’interno un codice a barre (o QR Code) autogenerato completamente personalizzabile. E’ possibile inoltre automatizzare l’acquisizione e l’inserimento nell’archivio del documento dotato di codice a barre in base a regole prestabilite.

  • Modulo Qualità / HR

    permette all’azienda di rispettare i parametri della Qualità al fine di ottenere le certificazioni richieste. Contiene il modulo “Non Conformità”, attraverso il quale è possibile gestire i casi di non conformità (interni, da Cliente, da Fornitore, da Audit esterno) e le relative azioni correttive e di miglioramento; consente la gestione delle attrezzature, dei mezzi e delle apparecchiature dell’azienda (con le relative manutenzioni e scadenze/revisioni collegate) e la gestione delle certificazioni e dei corsi del personale (con la possibilità di registrare tutti gli eventi relativi alle malattie, infortuni, ferie, permessi, congedi straordinari ecc.).

  • Modulo Gantt

    costituisce un valido supporto alla gestione dei progetti dell’Azienda; consente infatti di organizzare e visualizzare in M-files® le fasi di avanzamento dei lavori (cronoprogramma) relativi ad uno o più progetti. E’ possibile indicare le attività, le fasi, i milestone, il personale, i mezzi e le attrezzature impiegati. Tutte le attività sono totalmente configurabili dall’utente.

  • GESTIONE DEGLI UTENTI E DEI PERMESSI

    tutte le attività in M-Files® possono essere personalizzate per singolo utente o per aree di appartenenza (commerciale, finanziaria, amministrazione, marketing etc). Le policy di accesso e di utilizzo possono essere create ad-hoc oppure importate da Active Directory.

  • RAPIDO RIENTRO DELL’INVESTIMENTO

    M-Files® garantisce il miglior risparmio possibile in termini di costi di start-up e di gestione. Entro il primo anno si ottiene abbondantemente il rientro dell’investimento. Successivamente il risparmio diviene sempre più importante grazie all’ottimizzazione dei tempi e delle procedure aziendali.

  • M-FILES NON OBBLIGA GLI UTENTI A CAMBIARE IL PROPRIO METODO DI LAVORO

    una delle sfide nell’implementazione di un sistema di gestione documentale è che gli utenti devono cambiare il proprio modo di lavorare, rendendo necessaria una fase di formazione molto intensa. M-Files® è l’unico prodotto sul mercato che fornisce le caratteristiche necessarie insieme ad un’interfaccia di utilizzo integrata con Windows e supportata da qualunque applicazione. Con M-Files® gli utenti semplicemente continuano a lavorare nello stesso modo, usando l’interfaccia standard di Windows ed i comandi che già usano da sempre.

  • FLESSIBILITÀ

    aggiungi proprietà personalizzate (metadati) ai tuoi file ed organizza il tuo sistema di gestione dei documenti in base alle tue specifiche esigenze. Naviga tra i file per classe, progetto o qualunque altra proprietà personalizzata.

  • CONTROLLO DELLE REVISIONI

    M-Files® preserva e traccia automaticamente tutte le versioni precedenti (o storico) di ogni documento o informazione. Questa caratteristica è fondamentale in qualunque sistema di tracciabilità e gestione della qualità (ISO 9001). Oltre a permettere un accesso veloce alle precedenti versioni di ogni documento, M-Files® registra in un particolare log operativo tutte le attività fatte dagli utenti del sistema.

  • MODULO OCR

    attraverso il modulo OCR è possibile digitalizzare tutto il materiale cartaceo dell’azienda, immettendolo così nell’archivio centralizzato dei documenti e rendendo possibile effettuare ricerche full-text all’interno di ogni documento. Sarà inoltre possibile automatizzare i processi di acquisizione del cartaceo: i documenti acquisiti potranno essere automaticamente archiviati al posto giusto (collegati ad es. ad un Cliente, ad un ordine di acquisto, al relativo D.d.T e successiva fattura).

  • MODULO REPORT

    consente di raccogliere e organizzare visivamente informazioni relative ad esempio a processi di vendita, completamento dei progetti, volumi e statistiche dei contratti e degli ordini, produttività dei singoli commerciali, partecipazione ai training. La visualizzazione dei dati può essere totalmente personalizzata.

  • Modulo Calendar

    è una vera e propria agenda integrata con cui gestire e visualizzare tutte le scadenze, gli impegni, le attività o anche le date collegate a particolari tipologie di documenti (ad esempio scadenza fatture, Ri.Ba., anticipi fatture o le scadenze dei preventivi o qualunque altra tipologia di documento). E’ possibile anche visualizzare e gestire tutte le scadenze collegate alle manutenzioni o assistenze da effettuare.

  • Conservazione sostitutiva

    è possibile, attraverso un modulo opzionale, dematerializzare i documenti cartacei nel pieno rispetto della normativa italiana, attivando così un ciclo di conservazione sostitutiva gestito in autonomia da un responsabile della conservazione interno all’azienda. A prescindere dal modulo di conservazione, M-Files® consente il salvataggio automatico o la conversione dei file nel formato PDF/A-1b per l’archiviazione a lungo termine dei documenti digitali.

  • Accesso WEB

    è possibile accedere all’archivio dei documenti da qualunque parte del mondo sia attraverso il client di M-Files® che via browser web (tutti i browser sono supportati – è possibile accedere anche da Mac, Linux, Unix) oppure attraverso App per tutti i dispositivi mobili (iOS, Android, Windows Mobile).

  • Soluzioni On premise e Cloud based

    M-Files® può essere installato in locale oppure essere utilizzato come servizio web (Cloud based). Sono possibili anche installazioni ibride (on-site e Cloud based) e geograficamente delocalizzate (mettendo in comunicazione varie sedi tra loro). Sono disponibili anche funzioni avanzate di replica tra interi database diversi o tra parte degli stessi, con esportazioni temporizzate.

M-Files® risponde pienamente ai seguenti standard internazionali:

  • ISO 9000/9001
  • HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) e relativi adempimenti sulla privacy nel campo medico
  • FDA 21 CFR Part 11 ed EU GMP Annex 11 richiesto per le compagnie farmaceutiche, produttori di apparecchiature medicali, industrie chimiche e di biotecnologie
  • Sarbanes-Oxley nel campo delle società finanziarie, di revisione e di accounting